Politique de confidentialité
Quelles données nous recueillons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits (RGPD et loi Informatique et Libertés).
- Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour vous répondre, vous recevoir ou vous aider.
- Vos données ne sont jamais vendues ni utilisées pour de la publicité.
- Elles sont supprimées automatiquement à la fin des durées indiquées ci-dessous.
- Vous pouvez les consulter, les corriger ou les faire supprimer à tout moment : info@associationessentielles.com.
1. Responsable du traitement
Association Essentielles – Épicerie populaire, représentée par son président, 34 rue des Gallières, 41000 Blois. Contact pour toute question sur vos données : info@associationessentielles.com ou 07 69 06 21 57.
L’association n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Le bureau de l’association est votre interlocuteur.
2. Données collectées, finalités, bases légales et durées
| Traitement | Données | Pourquoi | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Prise de rendez-vous en ligne | Nom, prénom, téléphone, e-mail, première adhésion ou renouvellement, lieu, date et heure | Organiser le rendez-vous d’inscription, envoyer la confirmation, vous recontacter en cas d’imprévu | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) | 1 an après la date du rendez-vous, puis suppression automatique |
| Adhésion à l’épicerie (sur place) | Identité, photos d’identité, justificatifs de revenus et de charges, attestation CAF, avis d’imposition, composition du foyer | Calculer le reste à vivre, attribuer la formule, gérer l’adhésion et l’accès à l’épicerie | Exécution du contrat d’adhésion (art. 6.1.b) | Durée de l’adhésion, puis 2 ans à compter du dernier contact. Les justificatifs sont restitués ou détruits après étude du dossier |
| Fiche navette (orientation par un travailleur social) | Coordonnées du professionnel ; nom, prénom, coordonnées, commune et composition du foyer de la personne orientée ; situation, besoins, possibilités de paiement | Étudier la demande d’adhésion, d’aide alimentaire ou de colis d’urgence et recontacter la personne | Intérêt légitime de l’association à remplir sa mission d’aide (art. 6.1.f), la personne ayant été informée par le professionnel | 2 ans à compter du dernier contact, puis suppression automatique |
| Candidature stage / alternance | Nom, prénom, téléphone, e-mail, formation, dates souhaitées, motivation, CV, documents de l’école | Étudier la candidature et organiser les entretiens | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) | 2 ans après réception si la candidature n’est pas retenue, puis suppression automatique (vous pouvez demander la suppression avant) |
| Partenariats, dons en nature, mécénat | Nom, fonction, coordonnées professionnelles, entreprise, conventions et attestations | Gérer la relation avec les partenaires et les donateurs | Intérêt légitime (art. 6.1.f) et exécution des conventions (art. 6.1.b) | 3 ans après la fin du partenariat. Pièces comptables : 10 ans (obligation légale, art. L123-22 du Code de commerce) |
| Dons en ligne | Identité et coordonnées du donateur, montant, reçu fiscal | Encaisser le don, établir et conserver le reçu fiscal | Obligation légale (art. 6.1.c) et exécution du don (art. 6.1.b) | 10 ans pour les données comptables. Paiement traité par HelloAsso |
| Échanges par e-mail ou téléphone | Nom, coordonnées, contenu du message | Répondre à votre demande | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 1 an après le dernier échange |
| Mesure d’audience (Google Analytics) | Pages vues, durée de visite, provenance, type d’appareil et de navigateur, identifiant de cookie | Connaître la fréquentation du site, améliorer ses contenus et son référencement | Votre consentement (art. 6.1.a et art. 82 de la loi Informatique et Libertés), retirable à tout moment | Données statistiques : 14 mois. Cookies : 13 mois maximum |
Ces durées suivent les recommandations de la CNIL, notamment son référentiel pour le secteur social et médico-social (2 ans à compter du dernier contact pour l’accompagnement social) et son guide du recrutement. Les demandes envoyées par le site sont supprimées automatiquement à l’échéance ; l’équipe supprime aussi les e-mails correspondants de ses boîtes de messagerie.
Aucune décision automatisée ni profilage n’est réalisé : chaque dossier est étudié par une personne de l’équipe. Le calculateur de reste à vivre fonctionne uniquement dans votre navigateur : rien n’est enregistré ni envoyé.
3. Seulement les données nécessaires
- Les champs obligatoires sont signalés. Les champs facultatifs peuvent rester vides.
- Nous ne demandons aucune donnée de santé, de religion, d’opinion, d’origine ou de vie privée. Merci de ne pas en indiquer dans les zones de texte libre (motivation, précisions, observations).
- Les justificatifs d’adhésion sont demandés uniquement pour calculer le reste à vivre ; ils ne sont pas demandés en ligne.
- Les fichiers envoyés en ligne sont limités aux CV et documents d’école (PDF, Word ou image, 5 Mo maximum).
- Le site ne crée pas de compte utilisateur et n’utilise pas de cookie de session.
4. Information des personnes orientées par un travailleur social
Si un professionnel (assistant social, CCAS, association…) nous a transmis une fiche navette vous concernant, nous avons reçu de sa part : vos nom, prénom, coordonnées, commune, la composition de votre foyer, une description de votre situation et de vos besoins. Ces informations servent uniquement à étudier votre demande et à vous recontacter. Elles sont conservées 2 ans après le dernier contact. Vous disposez des mêmes droits que tout autre usager (voir ci-dessous). Le professionnel s’engage, en remplissant la fiche, à vous avoir informé(e) et à avoir recueilli votre accord pour cette transmission.
5. Qui a accès à vos données ?
- L’équipe de l’association, uniquement les personnes qui en ont besoin : accueil et inscriptions, pôle social, direction, responsables du recrutement. Chacune est tenue à la confidentialité.
- Nos sous-traitants techniques, qui agissent sur nos instructions et sont liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD : Hostinger International Ltd (hébergement du site et des formulaires, Union européenne) ; Google Ireland Ltd / Google LLC (messagerie Gmail, Google Agenda pour les rendez-vous, Google Analytics si vous l’acceptez).
- HelloAsso, pour les dons et paiements en ligne, qui agit en tant que responsable de traitement distinct selon sa propre politique de confidentialité. L’association ne voit jamais vos coordonnées bancaires.
- Les autorités, uniquement sur demande légale.
6. Transferts hors de l’Union européenne
Le site et les formulaires sont hébergés dans l’Union européenne. L’utilisation de Gmail, Google Agenda et Google Analytics peut entraîner un transfert de données vers les États-Unis. Google LLC est certifié au « EU-U.S. Data Privacy Framework », reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat (décision d’adéquation du 10 juillet 2023), et applique en complément les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7. Sécurité
- Connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site.
- Demandes et fichiers enregistrés dans un espace de l’hébergement inaccessible depuis Internet ; fichiers contrôlés (type, contenu et taille) ; protection contre les envois automatisés et abusifs : pour cela, une empreinte chiffrée et irréversible de votre adresse IP est conservée 1 heure au maximum, puis effacée.
- Accès aux boîtes e-mail, à l’agenda et aux fichiers réservé aux membres habilités, protégés par mot de passe. Nous recommandons à l’équipe la validation en deux étapes sur les comptes Google.
- En cas de violation de données présentant un risque, l’association la notifie à la CNIL dans les 72 heures et, si nécessaire, aux personnes concernées.
8. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Accès à vos données et copie ; rectification ; effacement ;
- Limitation du traitement ; opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- Portabilité des données que vous nous avez fournies ;
- Retrait de votre consentement à tout moment (cookies de mesure d’audience) ;
- Directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer vos droits : info@associationessentielles.com ou courrier au 34 rue des Gallières, 41000 Blois. Réponse sous un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, avec information). Une pièce d’identité peut être demandée uniquement en cas de doute sur votre identité.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : www.cnil.fr – 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Dernière mise à jour : 27 octobre 2026.